Un important lobby
L'obtention de la tenue du Sommet au Québec, et l'annonce rapide du choix de la ville hôte faisait l'objet d'un intense lobby des gouvernements du Québec et du Canada depuis plusieurs mois. En septembre 2003, à Paris, dans le cadre de la XVIIe session de la Commission interparlementaire franco-québécoise, le président de l'Assemblée nationale du Québec, Michel Bissonnet, à la tête de la délégation parlementaire québécoise, a rencontré Jean-Louis Debré, président de l'Assemblée nationale française, et obtenu un appui de ce dernier pour la tenue en 2008 à Québec d'une rencontre des présidents des parlements de la Francophonie. M. Debré s'était montré sympathique à la tenue d'une telle réunion à Québec, en 2008, parallèlement au Sommet de la Francophonie, advenant que la candidature de la ville de Québec soit retenue par les autorités de la Francophonie.

En mission au Sénégal et au Burkina Faso en mars 2004, la ministre québécoise responsable de la Francophonie, Monique Gagnon-Tremblay, faisait la promotion de la candidature de la ville de Québec comme hôte du XIIe Sommet de la Francophonie en 2008, tout en s'informant sur place de l'état d'avancement des préparatifs du Xe Sommet de la Francophonie de Ouagadougou dans le but d'évaluer la nature de la participation du Québec.

En septembre, à Ouagadougou, pour sa IXe Rencontre générale, le Comité syndical francophone de l’éducation et de la formation (CSFEF) a donné son appui à la candidature de la Ville de Québec pour la tenue du Sommet des chefs d’État et de gouvernement de la Francophonie en 2008. Selon Christian Payeur, secrétaire général du CSFEF et directeur de l’action professionnelle et sociale à la CSQ, «le soutien à la tenue du Sommet de la Francophonie à Québec constitue pour le CSFEF un juste retour des choses et une manière tangible de souligner le 400e anniversaire de la ville». Pour le président de la CSQ, Réjean Parent, membre du Bureau du CSFEF qui était également sur place, il allait de soi que le CSFEF tiendrait en 2008 sa Rencontre générale à Québec et que la CSQ y apporterait sa contribution.

L'initiative québécoise d'obtenir la tenue de la XIIe Conférence des Chefs d’Etat et de Gouvernement ayant le français en partage, trouve sa source en décembre 2003, au moment où la ministre Gagnon-Tremblay a annoncé officiellement la candidature de Québec à la Conférence ministérielle de la Francophonie, qui se tenait alors à Paris.